Notre politique de protection des données à caractère personnel

La confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel sont des conditions essentielles de la relation de confiance que nous souhaitons établir avec toutes les personnes physiques qui nous les confient.
La présente politique de protection des données à caractère personnel témoigne des engagements mis en œuvre par la Mutuelle des Motards afin que la sécurité soit optimale et que les personnes concernées soient pleinement et clairement informées.
Ce document a pour objet de présenter la façon dont nous utilisons et protégeons les données à caractère personnel dans le cadre de nos activités, ainsi que les droits dont tout individu peut disposer.

Cadre juridique

La Mutuelle des Motards traite des données à caractère personnel concernant des personnes physiques dans le respect :

  • Des droits et libertés de chacun,
  • De la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée, 
  • Des directives édictées par la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) et
  • Du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

A ce titre, nous entendons vous assurer  du respect des principes directeurs de la protection des données que sont :

Le principe de licéité et de loyauté : 
Les traitements de données à caractère personnel reposent sur un fondement licite et sont effectués de manière loyale et assurent aux personnes concernées par le traitement une information claire et précise.

Le principe de finalité : déterminée, explicite et légitime
La Mutuelle détermine les finalités pour lesquelles elle traite des données à caractère personnel. 

Le principe de minimisation : proportion et pertinence des données traitées
La Mutuelle se limite au traitement des seules données à caractère personnel nécessaires à l’atteinte des finalités énoncées.

Le principe de limitation : durée de conservation limitée des données à caractère personnel
La Mutuelle veille à la mise à jour des données à caractère personnel qu’elle traite tout en respectant les finalités énoncées. Les durées de conservation n’excèdent pas celles nécessaires aux finalités énoncées.

Le principe de confidentialité et sécurité des données :
La Mutuelle détermine et met en œuvre des mesures de sécurité permettant de garantir la confidentialité des données.

La Mutuelle détermine et met en œuvre les moyens nécessaires à la protection des données à caractère personnel pour prévenir toute violation (violation de sécurité entrainant de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel).

La Mutuelle exige de ses sous-traitants qu’ils présentent des garanties suffisantes pour assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel.

En respectant vos droits sur ces données :
La Mutuelle met en œuvre les moyens nécessaires pour garantir aux personnes concernées l’effectivité de leurs droits.

Dispositions générales

Responsable de traitement et autres intervenants

Le Responsable des Traitements est la Mutuelle des Motards, dont le siège social est situé au 270 impasse Adam Smith, CS10100, 34479 PÉROLS Cedex. Afin de piloter un traitement conforme de vos données à caractère personnel, elle a désigné un Délégué à la Protection des Données que vous pouvez joindre à l’adresse suivante dpoamdm@amdm.fr.

Les données et catégories de données à caractère personnel collectées

Nous ne collectons auprès de vous que les données qui sont strictement nécessaires en regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées. Vos données, lorsqu’elles sont collectées pour une finalité ne sont pas utilisées pour une autre finalité, sans recueillir préalablement votre consentement.

C’est au moment de leur collecte que nous vous précisons si elles sont obligatoires ou facultatives.

Dans le cadre de notre activité, nous pouvons être amenés à collecter des données relatives à votre santé (données sensibles), elles ne seront traitées que sur la base de votre consentement. 

Destinataires et catégories de destinataires

Vos données sont destinées à notre usage en tant que responsable de traitement et pourront être traitées, dans la limite de leurs habilitations :

  • par les collaborateurs de la Mutuelle des Motards dûment habilités dans la limite de leurs fonctions,
  • par les collaborateurs de ses partenaires, sous-traitants, organismes professionnels ou tiers autorisés.

Transferts de données

Nous privilégions des moyens situés en France ou en Union Européenne pour le traitement de vos données à caractère personnel. 

Si un transfert de données à caractère personnel en dehors de l’Union Européenne est effectué, nous nous engageons à vous en informer et à le réaliser conformément à la réglementation applicable ; le cas échéant, à l’encadrer de garanties de sécurité appropriées pour assurer un niveau de protection adéquat.

Durées de conservation

Vos données à caractère personnel sont conservées, en fonction des différentes finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées.

Nous vous informons de ces durées de conservation au moment de la collecte des données à caractère personnel et dans le respect de la réglementation en vigueur.

Dispositions spécifiques

Les données collectées

Dans le cadre de notre activité d’assurance, pour la gestion d'un dossier d'indemnisation corporel, nous pouvons être amenés  à traiter des informations médicales vous concernant. Nous le faisons dans le respect du secret professionnel et sur la base de votre consentement que vous  pouvez retirer à tout moment, ce qui entrainera l'impossibilité pour la Mutuelle des Motards de donner suite à votre demande d'indemnisation.

Dans le même sens, des données relatives aux infractions, condamnations et mesures de sûreté sont collectées et traitées soit au moment de  la souscription du contrat d'assurance, soit au cours de son exécution, dans les conditions prévues par la CNIL.

Nous nous engageons à assurer la confidentialité de vos données par la mise en place de mesures de sécurité physiques, logiques et organisationnelles appropriées.

La sécurité de vos données

Nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles pour préserver la sécurité de vos données notamment, pour empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès. 

Les données sensibles, et en particulier les données de santé, font l’objet de mesures de sécurité spécifiques. Pour renforcer la sécurité et la confidentialité de vos données, nous avons mis en place des dispositifs d’accès restreint aux données. Ainsi, vos données sont uniquement visibles par un personnel habilité et sensibilisé aux questions de protection des données personnelles. Si malgré tout une violation de données devait intervenir, nous serions amenés à la notifier à la CNIL et/ou vous en informer.

Les finalités de traitement

Vos données à caractère personnel sont collectées et traitées uniquement sur la base de fondements juridiques, c'est-à-dire l'exécution de vos contrats, le respect de nos obligations légales ou au titre de nos intérêts légitimes. Nous demandons pour certains traitements de données, votre consentement spécifique.

Vos données font l'objet de traitements destinés à assurer notre activité d’assurance et à titre d’exemple :


Pour la passation, gestion et exécution du contrat, sur la base de :

 

Nos obligations légales –respect de la règlementation en matière de devoir de conseil
– lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme  ainsi que l’application des mesures nationales ou internationales de sanction notamment le gel des avoirs
– réalisation de déclarations obligatoires auprès des autorités et administrations publiques
– réponse aux demandes de tiers autorisés notamment en cas de réquisitions judiciaires légalement formées ou de demande de communication
 
L’exécution du contrat, des services et des mesures précontractuelles – passation et la gestion administrative des contrats et services de la phase précontractuelle à la résiliation du contrat incluant les opérations liées aux paiements
– étude des besoins spécifiques pour proposer des produits ou services adaptés à vos besoins
–réalisation d’opérations indispensables comme l’examen, l’acceptation, le contrôle et la surveillance du risque
– réalisation d’opérations nécessaires à la mise en œuvre des garanties et des prestations notamment dans le cadre de la gestion des sinistres
– communiquer avec vous dans le cadre de la gestion de vos contrats et prestations. À cet égard nous sommes susceptibles de vous adresser des appels, courriers, courriels, SMS
– exercice des recours, la gestion des réclamations et des contentieux
– mettre à votre disposition votre espace personnel et vous en permettre l’accès sur internet ou assurer votre identification lorsque vous nous contactez 
– élaboration des statistiques et études actuarielles.
Dans ce cadre de la passation, de la gestion et de l’exécution du contrat, des décisions automatisées à partir de l’analyse de vos données peuvent être prises notamment pour le calcul du tarif et l’appréciation du risque. Ces traitements peuvent avoir des impacts sur le contrat (montant de la cotisation, acceptation du risque) et peuvent conduire à la résiliation du contrat. Dans tous les cas vous pouvez demander l’intervention d’un conseiller pour examiner votre situation ou formuler une réclamation.
Notre intérêt légitime  En vue de l’amélioration de la qualité des produits ou services dans le cadre du développement commercial (marketing et commercial)
– comprendre la façon dont vous utilisez nos services et mieux vous connaître afin d’améliorer nos produits et services et développer de nouvelles offres
Afin d’assurer la sécurité et la préservation de nos intérêts communs
– vérifier le bon fonctionnement de nos outils informatiques, de nos sites internet et en améliorer la sécurité, éviter les dysfonctionnements ou prévenir et réagir à des problèmes de sécurité ou d’autres activités potentiellement interdites ou illégales
– détecter des cas de fraude et enquêter pour préserver nos intérêts mutuels
– assurer la sécurité des personnels et des visiteurs notamment par la vidéosurveillance de certains locaux.
Votre consentement – assurer la gestion d’un dossier d’indemnisation. Lorsque les circonstances le nécessitent, si nous devons traiter des données relatives à votre santé, nous vous demandons votre consentement et vous en informons spécifiquement.

Pour la gestion de la clientèle et des prospects, sur la base de :

 

Nos obligations légales – la gestion des demandes relatives à l’application de la législation sur la protection des données à caractère personnel
L’exécution du contrat, des services et des mesures précontractuelles – l’étude de vos besoins spécifiques pour proposer des produits ou services adaptés à vos besoins
Dans ce cadre de4s décisions automatisées à partir de l’analyse de vos données peuvent être prises notamment pour le calcul du tarif et l’appréciation du risque. Ces traitements peuvent avoir des impacts sur la conclusion du contrat. Dans tous les cas vous pouvez demander l’intervention d’un conseiller pour examiner votre situation ou formuler une réclamation.
– la gestion d’éventuels impayés
Nos intérêts légitimes En vue de l’amélioration de la qualité et de la relation sociétaire
– assurer la sélection des personnes pour réaliser des actions de fidélisation, de prospection ou de publicité. Dans ce cadre, nous sommes susceptibles de procéder à des opérations de profilage.
Selon les cas et en fonction des termes de la législation, vous avez consenti à la réception d’offres que nous personnalisons (mail/SMS) ou ne vous y êtes pas opposé (téléphone/courrier). 
Nous prenons en compte vos choix et vous pouvez vous opposer à tout moment à la réception de ces offres et à leur personnalisation.
– élaborer des statistiques commerciales ou d’utilisation de nos services, sites et applications
– réaliser des enquêtes de satisfaction pour solliciter votre avis et améliorer ainsi notre compréhension de vos besoins ou de vos insatisfactions
En vue du développement commercial (marketing, com)
– assurer la cohérence et maintenir à jour les données notamment en réalisant des opérations de normalisation ou d’enrichissement
–la gestion de vos avis sur les réseaux sociaux sur nos produits ou services
– La mise en place de jeux concours ou d’opérations promotionnelles (invitations à des salons…)
Votre consentement – la réalisation d'opérations de sollicitation, nous recueillerons votre consentement de manière spécifique préalablement à ces sollicitations.

Pour la gestion de la vie institutionnelle, sur la base de :

 

L’exécution des dispositions statutaires – l'organisation de la vie institutionnelle de La Mutuelle 
Notre intérêt légitime Afin de procéder à l’organisation administrative des instances de La Mutuelle
– communiquer avec vous dans le cadre de votre statut de sociétaire. À cet égard nous sommes susceptibles de vous adresser des appels, courriers, courriels, SMS
 

Dans le cadre de nos autres activités, nous pouvons être amenés à traiter vos données à caractère personnel et notamment pour la gestion de nos processus de recrutement, la gestion du personnel et la gestion de la paie.

La durée de conservation des données

Vos données personnelles sont conservées en fonction des différentes finalités pour lesquelles elles sont traitées et notamment pendant toute la durée de la relation contractuelle. Les durées de conservation peuvent également résulter d'obligations prévues par la loi.
Ainsi nous conservons, dans le cadre de notre activité d’assureur, même après la fin des contrats souscrits auprès de la Mutuelles des Motards, les données que vous nous avez transmises :

  • pour les traitements liés à la gestion de ces contrats, pendant les durées légales de prescription des actions,
  • en votre qualité d'adhérent de la Mutuelle des Motards que vous conservez, conformément aux dispositions statutaires.

Nous conservons également vos données communiquées à des fins de prospection commerciale en vue de la réalisation de propositions d'assurance, pendant 13 mois à compter de votre dernier contact sur ce sujet.

L'informations et vos droits

Vous êtes informé sur tout support de collecte de vos données, des informations suivantes : identité du responsable de traitement, finalité poursuivie, caractère obligatoire ou facultatif des réponses, des destinataires des données et la durée de conservation de celles-ci.

Conformément à la règlementation applicable, vous disposez de :

  • un droit d'accès : vous pouvez obtenir des informations concernant le traitement de vos données personnelles,
  • un droit de rectification : si vos données sont inexactes ou incomplètes vous pouvez exiger qu'elles soient rectifiées,
  • un droit à l'effacement : vous pouvez demander l'effacement de vos données, dans la limite de ce qui est prévu par la règlementation,
  • un droit à la limitation : vous pouvez demander la limitation du traitement si vous contestez l'exactitude de vos données ou si vous vous êtes opposé au traitement. L'utilisation de vos données est alors gelée.
  • un droit d’opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de vos données, pour un motif légitime. Vous pouvez vous y opposer sans motif, lorsque vos données sont utilisées à des fins de prospection commerciale.
  • un droit de définir des directives relatives à la conservation, l'effacement ou la communication de vos données personnelles, applicables après votre décès,
  • un droit à la portabilité de vos données : lorsque ce droit est applicable, vous avez la possibilité que ces données vous soient rendues ou qu'elles soient transférées à des tiers si cela est possible techniquement.

Vous pouvez exercer vos droits à tout moment par écrit à :

Assurance Mutuelle des Motards – DPO – 270 impasse Adam Smith, CS10100, 34479 PÉROLS Cedex, ou dpoamdm@amdm.fr 

Conformément à la règlementation applicable, vous conservez la possibilité d'introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Vous avez également la faculté de vous inscrire sur la liste d’opposition au démarchage téléphonique www.bloctel.gouv.fr. Néanmoins, nous pouvons toujours vous téléphoner, dès lors que vous êtes titulaire auprès de la Mutuelle des Motard d’un contrat en vigueur ou que vous avez demandé à être contacté.